Cómo organizar las áreas comunes de tu condominio
Son las 6 de la tarde de un sábado.
Una familia llega al asador que reservó para una reunión y se encuentra con que alguien más ya lo está utilizando.
“Yo lo aparté desde la semana pasada.”
“A mí me dijeron que estaba disponible.”
El problema no empezó ese sábado.
Empezó mucho antes, cuando no quedó claro quién podía reservar, con cuánta anticipación, durante cuánto tiempo y qué sucedía cuando dos personas querían utilizar el mismo espacio.
Administrar bien las áreas comunes requiere tres cosas
- Reglas claras
- Un proceso de reservación
- Una forma sencilla de consultarlo.
Primero, revisa las reglas de tu comunidad
Antes de definir nuevos horarios, restricciones o condiciones de uso, revisa lo que ya está establecido en tu comunidad.
Empieza por el reglamento interno. Ahí pueden estar definidas muchas de las reglas sobre el uso de las áreas comunes y quizá no necesitas empezar desde cero.
También ten en cuenta la normativa que corresponda al lugar donde se encuentra tu condominio. Dependiendo del país, la región y el tipo de decisión, algunos cambios pueden requerir la aprobación de la asamblea u otro órgano de la comunidad.
Con eso claro, puedes pasar a lo siguiente y definir cómo debería funcionar cada amenidad en el día a día.
Define cómo se usa cada amenidad
No basta con decir que el salón, la cancha o el asador “se pueden reservar”.
Hay que definir cómo.
Para cada espacio establece:
- Quién puede reservarlo.
- Días y horarios disponibles.
- Duración máxima de una reservación.
- Con cuánta anticipación puede reservarse.
- Capacidad máxima.
- Si se permiten invitados.
- Cuántas reservaciones puede tener un residente.
- Políticas de cancelación.
- Tiempo entre una reservación y otra.
- Cuotas, depósitos o condiciones adicionales, cuando correspondan.
Y no copies las mismas reglas para todos los espacios.
Una cancha puede reservarse durante una hora y utilizarse nuevamente en cuanto termina. Un salón de eventos puede necesitar varias horas, una capacidad máxima y tiempo entre eventos.
Cada amenidad debería tener reglas que correspondan a cómo realmente se utiliza.
Convierte las reglas en un sistema
Supongamos que ya definiste:
Asador
- 10:00 a 22:00
- Máximo 4 horas
- Hasta 20 personas
- Reservaciones con hasta 7 días de anticipación
- Una reservación activa por residente
Ahora esas reglas tienen que funcionar un sábado a las 6 de la tarde.
Si la operación depende de mensajes, llamadas o una hoja de cálculo, empiezan las preguntas.
“¿Está disponible?”
“¿Quién lo reservó?”
“¿A qué hora termina?”
“¿Yo había apartado primero?”
Las reglas sirven de poco si nadie puede consultarlas fácilmente.
Haz visible la disponibilidad
Un residente debería poder saber cuándo puede utilizar un espacio sin tener que preguntarle a la administración.
Si alguien reserva el sábado de 4:00 a 8:00, los demás deberían poder ver que ese horario ya no está disponible.
Parece algo sencillo, pero evita uno de los problemas más comunes al administrar espacios compartidos, que es tener diferentes versiones de la misma disponibilidad.
La reservación, las reglas y la disponibilidad deberían vivir en un mismo lugar.
De las reglas a una reservación
El proceso debería ser sencillo.
No debería hacer falta reconstruir una conversación de WhatsApp para saber quién tiene el asador el sábado.
Haz que las áreas comunes sean fáciles de compartir
Las áreas comunes están hechas para usarse.
Organizarlas no significa llenarlas de restricciones. Significa establecer las reglas necesarias para que muchas personas puedan compartir los mismos espacios sin convertir cada reservación en un problema.
Define las reglas.
Hazlas visibles.
Y crea una forma sencilla de reservar.
Haz que las reglas funcionen
Todo lo anterior lo puedes llevar a la operación con Kolonus Home.
Desde la administración puedes configurar tus amenidades y definir cómo pueden reservarse de acuerdo con las reglas de tu comunidad.
Los residentes pueden consultar los espacios disponibles y hacer sus reservaciones directamente desde la app, sin tener que preguntarle a la administración cada vez que quieren utilizar uno.
Cuando una reservación se realiza, queda registrada y la disponibilidad se actualiza para los demás residentes.
Así, las reglas que definió tu comunidad pasan de un documento a algo que realmente funciona todos los días.
Organiza tus amenidades con Kolonus
¿Quieres simplificar las reservaciones y la administración de las áreas comunes de tu comunidad?